Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium: Welche Lizenz passt zu meinem Betrieb?
Bei Microsoft 365 sehen drei Namen fast gleich aus, der praktische Unterschied ist aber erheblich. Für kleine Betriebe geht es meistens um eine einfache Frage: Brauchen die Mitarbeiter nur E-Mail und Cloud-Dienste, auch die installierten Office-Programme oder zusätzlich zentrale Sicherheits- und Geräteverwaltung?
Business Basic: Cloud und E-Mail ohne klassische Desktop-Office-Suite
Business Basic ist der Einstieg für Betriebe, die professionelle E-Mail, OneDrive, SharePoint und die Web- beziehungsweise Mobilversionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook benötigen. Die bekannten Office-Anwendungen sind dabei nicht als vollwertige Desktopprogramme für Windows oder macOS enthalten.
Das kann völlig ausreichen, wenn ein Arbeitsplatz hauptsächlich im Browser arbeitet, ein Terminal genutzt wird oder die lokal installierten Office-Programme aus einem anderen Lizenzmodell stammen. Für einen klassischen Büroarbeitsplatz, an dem täglich mit Outlook, Word und Excel als Desktopanwendung gearbeitet wird, ist Business Basic allein meist nicht die passende Wahl.
Business Standard: der typische Büroarbeitsplatz
Business Standard ergänzt die Cloud-Dienste um die installierbaren Desktopversionen der Office-Programme. Genau deshalb landet diese Variante in vielen kleinen Betrieben auf den meisten Arbeitsplätzen.
Wer Outlook lokal verwenden, größere Excel-Dateien bearbeiten oder Word und PowerPoint vollständig am Rechner nutzen möchte, ist hier in der Regel richtig. Die Daten können weiterhin über OneDrive und SharePoint bereitgestellt werden, während die Programme lokal installiert sind.
Business Premium: wenn Verwaltung und Sicherheit wichtiger werden
Business Premium enthält die Office- und Cloud-Funktionen von Standard und ergänzt sie um deutlich umfangreichere Möglichkeiten für Identitäts-, Geräte- und Sicherheitsverwaltung. Interessant wird das zum Beispiel bei Firmen-Notebooks, Homeoffice, mehreren Standorten oder dann, wenn Geräte zentral nach festen Richtlinien verwaltet werden sollen.
Ein kleiner Betrieb braucht Premium nicht automatisch. Wenn aber mehrere mobile Geräte im Umlauf sind, Administratorrechte reduziert werden sollen oder eine zentrale Geräteverwaltung geplant ist, kann die zusätzliche Lizenz günstiger und sauberer sein als mehrere Einzellösungen nebeneinander.
Mit Teams oder ohne Teams?
Im Europäischen Wirtschaftsraum bietet Microsoft Varianten mit und ohne Teams an. Deshalb lohnt es sich, beim Einkauf genau auf den vollständigen Produktnamen zu achten. Zwei Angebote können ähnlich heißen und trotzdem einen unterschiedlichen Funktionsumfang haben.
Wenn Teams im Betrieb bereits für Besprechungen, Chat oder Telefonie verwendet wird, sollte dieser Punkt vor der Bestellung geklärt sein. Wer Teams nicht benötigt, kann eine EWR-Variante ohne Teams in Betracht ziehen.
OneDrive und SharePoint bleiben auch mit der richtigen Lizenz zwei verschiedene Dinge
Die Lizenz löst noch keine Ablagestruktur. Persönliche Arbeitsdateien gehören in OneDrive, gemeinsam benötigte Betriebsdaten besser in SharePoint beziehungsweise in die dahinterliegende Dateiablage eines Teams. Genau diese Trennung verhindert später Probleme, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder Zuständigkeiten wechseln.
Wie eine Microsoft-365-Umgebung grundsätzlich sauber aufgebaut wird, steht im Artikel Microsoft 365 für kleine Betriebe: sauber einrichten statt Chaos.
Muss jeder dieselbe Lizenz bekommen?
Nein. Ein Betrieb kann unterschiedliche Lizenztypen kombinieren, sofern die jeweilige Nutzung dazu passt. Ein Mitarbeiter, der nur gelegentlich über den Browser auf E-Mail und Dateien zugreift, hat andere Anforderungen als jemand, der täglich mit Outlook und Excel arbeitet. Ein mobiles Firmen-Notebook wiederum kann von zusätzlichen Sicherheitsfunktionen profitieren.
Gerade bei wenigen Mitarbeitern lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme. Fünf unnötig teure Lizenzen sind genauso ärgerlich wie eine zu knappe Lizenzierung, die später mit Workarounds ausgeglichen werden muss.
Eine einfache Orientierung
- Business Basic: E-Mail, Cloudspeicher und Office im Browser oder mobil.
- Business Standard: zusätzlich die installierten Desktopversionen von Office.
- Business Premium: zusätzlich umfangreichere Sicherheits- und Geräteverwaltung.
Preise und einzelne Produktdetails ändern sich bei Microsoft regelmäßig. Deshalb verzichten wir hier bewusst auf feste Monatsbeträge. Vor einer Bestellung sollte der aktuelle Stand direkt geprüft werden.
Die Lizenz ist nur ein Teil der Einrichtung
Eine passende Lizenz verhindert keine falsch gesetzten Freigaben, kein gemeinsam genutztes Passwort und kein schlecht eingerichtetes Administrator-Konto. Benutzer, Gruppen, MFA, E-Mail-Sicherheit und die Datenablage müssen ebenso sinnvoll geplant sein. Wer bereits eine gewachsene Umgebung hat, muss deswegen nicht neu anfangen. Meist lässt sie sich schrittweise bereinigen.
Wenn Sie wissen möchten, welche Lizenzkombination für Ihre Arbeitsplätze sinnvoll ist, finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite Microsoft 365 in Graz oder beim kostenlosen IT-Erstcheck.
